Een vaak gehoord advies van de bedrijfsarts is om samen het bekende ‘koffiemomentje’ in te plannen. Leidinggevenden vinden dit vaak wat mild advies. Want als de medewerker kan koffie drinken, dan zijn er toch wel meer mogelijkheden? Medewerkers daarentegen vinden dit al gauw een spannend advies; zij hadden wellicht liever gezien dat ze platonisch contact konden onderhouden of zich voorlopig nog volledig op het herstel kunnen richten. Afwezig zijn op de werkvloer vanwege ziekte is al lastig genoeg, maar ermee geconfronteerd worden is hele andere koek.

Het komt heel vaak voor dat werkgevers niet begrijpen dat de medewerker zegt zich niet gehoord te voelen. Immers was er altijd nauw en goed contact. De vraag is of dit echt zo is. En dít op zichzelf is al een mooi onderwerp voor één van de koffiemomenten.

In het spreekuur is de bedrijfsarts in gesprek met de medewerker en verzamelt hierin medische en andere relevante informatie om tot advies te komen. Het helpt om als werkgever vanuit dit uitgangspunt te beredeneren dat de bedrijfsarts altijd hetzelfde einddoel voor ogen heeft als de werkgever en medewerker. Het advies voor het koffiedrinken heeft dus een functie om tot dit einddoel te komen. De meest voorkomende redenen om dit instrument in te zetten zijn als volgt;

• Verbinding houden met de werkvloer; betrokkenheid en nabijheid zorgen voor een lagere verzuimdrempel later in het proces.
• Uittesten van energiebelasting; het reizen van en naar werk en het gesprek ten opzichte van de belastbaarheid van de medewerker.
• Verbeteren van de arbeidsrelatie; medewerker voelt zich niet gehoord en/of er zijn (lichte) spanningen in de relatie.
• Eigen regie leggen bij de werkgever en medewerker; ruimte bieden om samen tot een re-integratieplan te komen.

Hoe zorgt u voor een effectief koffiemomentje?

• Nodig de medewerker per telefoon uit. Een uitnodiging per e-mail resulteert ook nog wel eens in een no show, wat weer frustratie veroorzaakt bij de leidinggevende.
• Vraag tijdens de uitnodiging aan de medewerker om na te denken over hoe het koffiemoment vorm te geven. Omdat de leidinggevende een ‘open’ opdracht geeft, geeft hij hiermee de regie aan de medewerker. Dit voorkomt dat de medewerker met het gevoel naar koffiemoment komt waarin hij of zij zijn ‘ziek zijn’ moet aantonen. Daarnaast geeft het ruimte om na te denken over mogelijkheden. Dit komt later, als de re-integratie van start gaat, van pas. En als dit tijdens de re-integratie ook helemaal goed zit, is de kans groot dat de medewerker dit gedrag na zijn herstelmelding voortzet. Stel eventueel alternatieven voor: denk aan een wandeling buiten, een koffie afspraak met collega’s tijdens de pauze, een rondleiding of meekijken elders in het bedrijf en zo zijn er nog tal van andere mogelijkheden te bedenken.
• Bespreek met elkaar waarom de bedrijfsarts dit koffie advies heeft gegeven. Al pratende zal blijken dat er wellicht meer dan koffiedrinken het doel is. En dit biedt wellicht mogelijkheden om al pratende samen tot een re-integratie plan te komen.